Transcription

LAPORAN KULIAH KERJA MAGANGADMINISTRASI HUMAN RESOURCES DEVELOPMENTDisusun Oleh :Silvia Kurnia Widyasari (1661052)PROGRAM STUDI MANAJEMENSTIE PGRI DEWANTARA JOMBANG2020

i

KATA PEGANTARPuji dan Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkatdan rahmat- Nya sehingga Laporan Kuliah Kerja Magang (KKM) MENT”, dapat terselesaikan dengan baik.Hal ini tentunya tak lepas dari beberapa bantuan , doronganserta bimbingan yang sangat berguna bagi penulis maupun pihak lain.Penulis menyadari bahwa penulisan laporan KKM ini tidak berhasiltanpa bantuan dan bimbingan dari beberapa pihak. Oleh karena itu,penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada :1.Ibu NURUL HIDAYATI, SE., MM selaku Ketua Program StudiManajemen STIE PGRI DewantaraJombang.2.Dosen Pembimbing, Bapak NURALI,SE,.MM3.HRD CV. Pangan Berkah Sentosa, Bapak Endin SukayatLaporan ini disusun guna melengkapi persyaratan mengikutimata Kuliah Kerja Magang pada semester 8. Laporan Kuliah KerjaMagang mahasiswa Program Studi Manajemen SDM dilaksanakan diCV. Pangan Berkah Sentosa. Penyusunan laporan magang ini sangatjauh dari kata sempurna masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki. Segala bentuk krititik dan saran dengan senang hati diterimadan diharapkan dapat membantu penulis dalam penulisan laporanselanjutnya agar lebih baik lagi. Semoga Laporan Magang diCV.PanganBerkah Sentosadapat menambah wawasan danpengetahuan bagi pembaca.Jombang, 02 April2020Silvia Kurnia Widyasariii

DAFTAR ISIHALAMAN JUDUL . iHALAMAN PENGESAHAN . iKATA PENGANTAR . iiDAFTAR ISI . iiiDAFTAR LAMPIRAN .vBAB I PENDAHULUAN .11.1 Latar Belakang Kuliah Kerja Magang .11.2 Tujuan Kuliah Kerja Magang.21.3 Manfaat Kuliah Kerja Magang.21.4 Tempat Kuliah Kerja Magang .21.5 Jadwal Waktu Kuliah Kerja Magang .2BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT KULIAH KERJA MAGANG .32.1 Sejarah Perusahaan atau Instansi .32.2 Struktur Organisasi Perusahaan atau Instansi .4BAB III PELAKSANAAN KULIAH KERJA MAGANG .53.1 Pelaksaan Kerja yang Dilakukan Di Tempat Magang .53.1.1Tugas dan Tanggung jawab Administrasi Human ResaurcesDevelopment .53.1.2Tugas General Affair (GA) .83.1.3Fungsi General Affair(GA) .93.2 Kendala yang dihadapi .103.3 Cara Mengatasi Kendala .11iii

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.124.1 Kesimpulan .124.2 Saran.12DAFTAR PUSTAKA .13LAMPIRAN . Aiv

DAFTAR LAMPIRANLampiran 1 Aspek Penilaian oleh pendamping lapangan . ALampiran 2 Kegiatan Harian Mahasiswa . BLampiran 3 Surat Keterangan Telah Magang . Dv

BAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Kuliah Kerja MagangKuliah Kerja Magang (KKM) merupakan kegiatan kurikuler yang dikemasdalam sebuah mata kuliah yang wajib dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa STIEPGRI DEWANTARA. KKM adalah suatu bentuk proses pembelajaranmahasiswa yang mendukung program pendidikan di STIE PGRI DEWANTARAdan program teknis praktis yang ditemukan dilapangan. Penyelenggaraanpendidikan keahlian professional yang memadukan secara sistematis dan sinkronantara program pendidikan di STIE PGRI DEWANTARA dengan penguasaankeahlian yang diperoleh melalui kegiatan pengalaman langsung didunia kerjayang mengarah kepada pencapaian tingkat keahlian professional dalam sebuahpekerjaan tertentu.Dalam mata kuliah ini kegiatan pembelajaran dilaksanakan langsung dalamdunia kerja.Kegiatan ini bertujuan untuk membekali mahasiswa dengan keahlianpraktis yang sesuai dengan situasi dan kondisi kerja nyata yang diperolehdiperguruan tingi sehingga mahasiswa diharapkan lebih memahami dan memilikiketerampilan dalam suatu disiplin ilmu.Di sisi lain, diperlukan suatu sinergi antara dunia kerja dengan lembagapendidikan dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia secara lebih luas.Maka KKM ini sekaligus dimaksudkan untuk memahami dan mencarikemampuan dasar yang diinginkan dunia kerja untuk dikembangkan di STIEPGRI DEWANTARA sebagai lembaga tenaga professional yang berorientasipada dunia kerja, serta mengetahui kemampuan dan pemahaman mahasiswa atasmata kuliah yang didapatkan di kampus dengan dilapangan (dunia kerja) danmengaplikasikan keilmuan yang didapat selama mejalani perkuliahan.1

Menimbang hal tersebut serta berdasarkan himbauan dari Program StudiManajemen STIE PGRI DEWANTRA, maka sebagai pelaksana, mahasiswatermotivasi untuk melaksanakan praktek magang di CV. Pangan Berkah Sentosa1.2 Tujuan Kuliah Kerja Magang1. Untuk mengetahui penerapan system Manajemen pada CV.Pangan BerkahSentosa2. Menambah Pengalaman dan wawasan mengenai dunia kerja diPerusahaan.3. munikasi, meningkatkan rasa percaya diri, memperbaiki sikapdanperilaku).1.3 Manfaat Kuliah Kerja Magang1. Menghasilkan lulusan yang memiliki keahlian professional dengantingkat pengetahuan dan keterampilan serta etos kerja yang sesuaidengan tuntutan dunia kerja.2. Sebagai feed back dalam melakukan penyempurnaan kurikulumdanprosespembelajaran diSTIEPGRIDEWANTARAJOMBANG yang relevan dengan kebutuhan dunia kerja3. Mengetahui penerapan system informasi manajemen di CV.PanganBerkah Sentosa1.4 Tempat Kuliah Kerja MagangCV.Pangan Berkah Sentosa berada di Jl.Cendrawasih, Plosogeneng, Kec.Jombang, Kabupaten Jombang, Jawa Timur 614161.5 Jadwal Waktu Kuliah Kerja MagangKuliah Kerja Magang (KKM) ini berlangsung selama 1 bulan dimulai daritanggal 2 maret 2020 sampai dengan 2 April 2020. Pelaksanaan magangdilaksanakan sesuai dengan hari operasional kantor setiap hari Senin s.dSabtu, pukul 08.00- 17.00 WIB2

BAB IITINJAUAN UMUM TEMPAT KULIAH KERJA MAGANG2.1. Profil PerusahaanCV. Pangan Berkah Sentosa adalah produsen makanan olahan bekuberbahan dasar ayam, sapi dan ikan yang dioleh secara higienis menggunakanteknologi modern untuk menghasilkan produk yang berkualitas, halal, bergizi danyang pasti disukai oleh pelanggan karena cita rasa yang dimiliki. Seluruh produkdari CV. Pangan Berkah Sentosa telah disertifikasi halal oleh Majelis UlamaIndonesia(MUI), Lolos uji NKV, telah terdaftar dan memiliki ijin edar dari BadanObat dan Makanan.Produk- produk dari CV.Pangan Berkah Sentosa terbagi dalam tigasegmen. Segmen pertama adalah kelas low end dengan merk salam, Keduaadalahkelas medium dengan merk kamil, dan kelas ketiga adalah kelas premiumdengan merk zaitun.Visi dan misi Perusahaan1. Visi CV. Pangan Berkah SentosaMenjadi produsen makanan olahan terkemuka yang mempunyai komitmenyang tinggi untuk harus meningkatkan kualitas produk secara konsistensehingga mampu bersaing secara global.2. Misi CV. Pangan Berkah Sentosaa) Memproduksi dan memasarkan produk berkualitas.b) Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.c) Berkontribusi terhadap perkembangan produk makanan olahan diIndonesia.d) Ikut berpartisipasi dalam pemerdayaan umat untuk meningkatkankualitas Sumber Daya Manusia dilingkungan sekitar.3

2.2 Struktur Perusahaan4

BAB IIIPELAKSANAAN KULIAH KERJA MAGANG3.1 Pelaksanaan Kerja Yang Dilakukan Ditempat MagangBerdasarkan Jadwal Pelaksanaan magang yang telah ditetapkan olehkantor pihak STIE PGRI Dewantara Jombang, maka penulis melakukan praktekmagang dimulai dari tanggal 02 Maret 2020 sampai 02 April 2020. Di CV.PanganBerkah Sentosa.Disini saya membantu Admin HRD dan Kasir. Pada bagian Admin HRDsaya membatu merekap gaji karyawan, mengitung gaji dan lembur karyawan.Menginput data karyawan, mengarsip data karyawan. Sedangkan pada bagiankasir saya membatu menghitung uang, mengarsip invoice sales, buku kas keluar.3.1.1Tugas dan Tanggung jawab administrasi Human Resaurces Developmen1. Rekrutmen KaryawanTugas untuk merekrut karyawan adalah salah satu hal yangkompleks. Mulai dari penyebaran informasi pembukaan lowongan,melakukan seleksi CV yang masuk, kemudian mengadakaninterview atau wawancara untuk calon karyawan yang lolos tahappertama. Selain itu tidak berhenti di situ saja, Anda juga harusmelakukan orientasi kepada karyawan baru agar mereka lebihmudah beradaptasi dengan lingkungan perusahaan.2. Data KaryawanMengelola database karyawan mulai dari mereka yang baru sajamenjadi karyawan, hingga mereka yang sudah keluar atau pensiundari perusahaan Anda tentunya bukanlah pekerjaan yang mudah.Namun, meskipun mengelola database karyawan merupakan5

pekerjaan yang cukup banyak, ada banyak juga manfaat yang bisadidapatkan dan akan membuat Anda paham betapa pentingnyadatabase karyawan. Hal ini juga meliputi surat menyurat yangmenghubungkan karyawan dengan pihak perusahaan. Sertamembuat formulir resmi perusahaan untuk mempermudah kegiatanpersonalia.3. Distribusi Tugas KaryawanKarena setiap karyawan memiliki kemampuan dan keahlian ribusikan kemampuan mereka pada bidang-bidang yangsesuai. Anda berhak melakukan mutasi jika memang karyawantertentu justru lebih produktif ketika, misal berada di bidang kreatifdaripada bidang pemasaran. Selain itu, Anda juga berhakmelakukan promosi pada karyawan tertentu yang telah terbuktiberprestasi. Begitu juga dengan melakukan PHK jika terpaksakarena mediasi sebelumnya dengan karyawan yang bersangkutantidak membuahkan hasil.4. Manajemen RemunerasiRemunerasi meliputi segala hal yang berhubungan dengan gaji,tunjangan, dan upah lembur. Mulai dari menghitung, mengirim,hingga membuat laporan terkait gaji. Selain itu, Anda juga akpenghasilan yang harus dikeluarkan setiap karyawan. Sertabeberapa macam tunjangan yang juga memiliki banyak fungsi danbesaran. Salah satunya adalah tunjangan insentif bagi karyawanberprestasi, atau Tunjangan Hari Raya dan Gaji 13 yang diberikansetiap satu tahun satu kali.5. Evaluasi Kinerja Karyawan6

Sebagai tim HR, tugas administrasi terkait evaluasi kinerjakaryawan memang tidak terlalu banyak. Salah satunya adalahpembuatan instrumen evaluasi dan membuat laporan terkait hasilevaluasi tersebut. Selebihnya, Anda akan menyerahkan keputusan,kebijakan, dan solusi jika terjadi masalah kepada perusahaandengan cara rapat, dan sebagainya.6. Memfasilitasi dinas diluar Kota / NegeriPerusahaan terkadang harus menugaskan karyawan tertentu untukmelakukan tugas di luar kota atau luar negeri. Anda akan bertugasuntuk membuatkan surat pengantar atau surat tugas. Selain ituAnda juga harus mengurus gaji mereka meskipun sedang absenbekerja. Begitu juga dengan akomodasi mereka selama di sana.7. Mengelola Karyawan Tetap , Kontrak dan MagangBagi perusahaan yang memiliki karyawan dengan status yangbermacam-macam, hak dan kewajiban mereka juga tentunya anmempekerjakan ketiga jenis karyawan tersebut juga berbeda.Apabila Anda menggunakan bantuan aplikasi karyawan yanglengkap, Anda akan memiliki fitur pengingat kontrak. Mengingatketentuan perpanjang kontrak, dan sebagainya harus benar-benardiperhatikan.8. Asuransi dan Dana PensiunAsuransi dan dana pensiun karyawan ini nantinya akan disatukanperhitungan akhirnya dalam total gaji setiap bulannya. DiIndonesia, pemerintah sudah memfasilitasi hal ini denganmembuatkan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatandengansegala peraturannya. Anda hanya perlu mengurus pendaftarankepesertaan bagi karyawan baru atau bagi perusahaan Anda jika7

baru berdiri. Anda harus memahami aturan terkait keduanya agarpara karyawan mendapat hak tersebut secara tepat melalui gajimereka setiap bulan.9. Laporan BulananUntuk tugas yang satu ini, Anda akan dihadapkan pada berbagaijenis laporan yang hampir semua datanya harus menunggu hinggaakhir bulan, begitu juga dengan batas pelaporannya kepada pihakperusahaan. Laporan tersebut adalah laporan kehadiran karyawan,laporan cuti, laporan gaji, dan laporan lain terkait karyawan padabulan tersebut. Termasuk laporan kegiatan pengembangan SDMjika memang diadakan pada bulan tersebut3.1.2Tugas General Affair (GA)General Affair mempunyai tugas mendukung kegiatan operasionalperusahaan melalui pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan. Dalammelakukan tugasnya,GA banyakmelakukankoordinasidengandepartemen lain untuk mengetahui kebutuhan mereka serta merencanakananggaran pengadaan barang atau jasa beserta biaya pemeliharaannya.Pengadaan seluruh peralatan dan kebutuhan kerja meliputi –namun tidak terbatas pada – alat tulis kantor, meja, kursi, laptop,komputer, AC, aksesoris atau penghias ruangan, dan lain sebagainya.Tugas ini juga mencakup fasilitas dan sumber daya penunjang lain sepertikendaraan operasional, office boy, cleaning service, satpam, operatortelpon, dan jasa outsourcing lainnya.Diperlukan kerja sama yang baik dengan departemen terkait untukmempercepat proses pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan pemakaisehingga mendapatkan produk dengan spesifikasi akurat dan berkualitasdan tidak melebihi anggaran yang ditentukan.8

3.1.3Fungsi General ihmenyeluruh, General Affair mengadakan penilaian kondisi dan fasilitasyang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih pentingdaripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaantamu perusahaan? Apakah keberadaan kantin diperlukan, dan siapa yangmengelolanya? Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akanmeningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu, namun ini tentunyatergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang seringmenerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby,ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.Perawatan yang menjadi tanggung jawab GA meliputi gedungkantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yangaman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihanlingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dansemua area perusahaan), perawatan instalasi listrik (mechanical danelectrical).Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalahmembina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Termasukdi dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu,dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan. Hubunganini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitaskaryawan.GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, danmengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan danperawatan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal9

kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil,sepeda motor dan peralatan berharga lainnya. Pekerjaan standar biasanyamembuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yangsering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATKlainnya.Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GAjuga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepadaseluruh karyawan atau unit kerja dalam rangka peningkatan kualitasproduk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.Fungsi penting lainnya adalah mempersiapkan laporan berkalauntuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan bebanbiaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasiinternal ini.General Affair juga bisa membantu dalam pengurusan segalabentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan, dan menjalin hubungandengan pihak eksternal semerti pemerintah daerah, kepolisian, muspida,ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.3.2 Kendala yang dihadapi Faktor Internala) ggunakan sistem manual yang memerlukan waktu yang cukuplamab) Pengolahan data-data pegawai seperti kenaikan gaji, dan tunjanganmasih dilakukan secara manual, sehingga data-data yang disajikankurang efektif dan efesien faktor eksternala) Biaya operasional yang dikeluarkan cukup besar, khususnya dalampendataan pegawai yang masih manual menggunakan kertas danpemborosan dalam penggunaan kertas,amplop untuk penggajian karyawan10

secara manual.b) Proses penggajian yang masih manual berpotesi menimbulkan kesalahandan pemrosesan data juga memakan banyak waktuc) Rentan terjadinya kesalahan dalam peggajian kayawan ,hal inimenujukkan kurang efesiensi terhadap kinerja karyawan .3.3 Cara mengatasi kendala1. Membuat sistem baru yang dapat melakukan proses kerja yang baik,sehingga dapat mengurangi kesalahan yang sering terjadi dan mengurangiwaktu pekerjaan.2. Membangun keefesien system baru guna untuk mengatasi kendalapengajian dan upah.3. Memberikan motivasi atau memberikan pembinaan pada setiap karyawan.11

BAB IVPENUTUP4.1. KesimpulanAdmin HRD yaitubertugas untuk mengelola berbagai macam urusanadministrasi karyawan. Selain itu, admin HRD juga akan mengaturberjalannya hubungan industrial antara karyawan dengan perusahaan secarabaik. Seperti bertanggung jawab dalam pengurusan absensi karyawan,proses pencatatan cuti tahunan karyawan, dan lain sebagainya4.2. SaranSeharusnya pihak kampus mensurvei lokasi tempat KKM danmelihat keadaan mahasiswanya disana sebagaimana mestinya,meskipun disitu belum pernah ada perjanjian khusus antara a untuk magangtersebut.12yang ditempati

DAFTAR com/tugas-dan-fungsi-general-affair/13

LAMPIRANA

.B

C

D

Pada bagian Admin HRD saya membatu merekap gaji karyawan, mengitung gaji dan lembur karyawan. Menginput data karyawan, mengarsip data karyawan. Sedangkan pada bagian kasir saya membatu menghitung uang, mengarsip invoice sales, buku kas keluar. 3.1.1 Tugas dan