Transcription
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolPENERIMAAN, PENYALURAN, PENYIMPANAN DANPENDISTRIBUSIAN BARANG1.PendahuluanReformasi birokarsi yang dilaksanakan dalam rangka mewujudkanpemerintahan yang baik, bersih dan bebas dari KKN serta pelayanan primadisegala sector termasuk didalamnya adalah pelayanan dibidang pendidikandan pelatihan pada Lembaga Pendidikan Polri.Pusat Pendidikan Administrasi Lemdikpol sebagai center off Excelentmenyelenggarakan pendidikan pengembangan spesialisasi Sarpras baikInspektur/PNS Gol III maupun Brigadir/PNS Gol II guna meningkatkankompetensi Sumber Daya Manusia Polri di Bidang Sarpras sehingga mampumengelola Barang Milik Negara dalam mendukung pelaksanaan tugas pokokdan fungsi Polri dilapangan.Kegiatan penerimaan dan penyaluran barang, penyimpanan barangserta pendistribusian barang merupakan hal yang sangat mutlak untukdiketahui, dipahami dan terampil dilakukan oleh peserta didik dalampelaksanaan tugas disatuan kerjanya. Dengan demikian sangat diharapkankompetensi teknis dapat dimiliki dengan baik bagi personel yang bertugasdilingkungan sarpras.Bahan ajar sebagai salah satu komponen pendidikan diharapkan dapatdijadikan sebagai sumber informasi dan referensi bagi peserta didik dalammengikuti pembelajaran dikelas.2.Standar KompetensiMemahami penerimaan, penyaluran, penyimpanan dan pendistribusianbarang.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang1
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolModulPENERIMAAN, PENYALURAN, PENYIMPANAN,DAN PENDISTRIBUSIAN BARANG0120 JP (900 njasayangdilaksanakan oleh pihak penyedia sepenuhnya menjadi tanggung jawabpenyedia. Namun kita sebagai pengguna juga memiliki tanggung jawabdalam kegiatan pengawasan baik secara langsung masupun tidaklangsung. Salah satu pengawasan yang dilakukan yaitu pada saatkegiatan penerimaan barang / jasa yang dihasilkan. Penerimaan barangdilakukan secara tim atau kelompok oleh orang-orang yang memilikikeahlian dibidang pekerjaan yang dilaksanakan oleh penyedia.Kegiatan penerimaan barang dilingkungan organisasi Polri lebihdikenal dengan kegiatan penerimaan, penyimpanan, penyaluran asbarang,penyimpanan barang serta pendistribusian barang merupakan hal yangsangat mutlak untuk diketahui, dipahami dan terampil dilakukan olehpeserta didik dalam pelaksanaan tugas disatuan kerjanya. Dengandemikian sangat diharapkan kompetensi teknis dapat dimiliki dengan baikbagi personel yang bertugas dilingkuan sarpras.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang2
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolKOMPETENSI DASAR1. Penerimaan dan penyaluran barangIndikator Hasil Belajara. Menjelaskan pengertian penerimaan dan penyaluran barangb. yaluran barangc. Menjelaskan tatacara penerimaan dan penyaluran barangd. Menjelaskan pelaporan penerimaan dan penyaluran barang2. Penyimpanan barangIndikator Hasil Belajara. Menjelaskan pengertian penyimpanan barangb. Menjelaskan administrasi penyimpanan barangc. Menjelaskan administrasi dan jenis-jenis pergudangand. Menjelaskan persyaratan tempat penyimpanan barang3. Pendistribusian barangIndikator Hasil Belajara. Menjelaskan rencana pendistribusian barangb. Menjelaskan kelengkapan administrasi pendistribusian barang.c. Menjelaskan tatacara pelaksanaan pendistribusian barangd. Menjelaskan prosedur pelaporan hasil pendistribusianMATERI POKOKa. Penerimaan dan Penyaluran BarangPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang3
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpolb. Penyimpanan Barangc. Pendistribusian BarangMETODEa.Ceramah digunakan untuk menjelaskan materi tentang :1. Penerimaan dan Penyaluran Barang2. Penyimpanan Barang3. Pendistribusian Barangb. Tanya jawab diberikan kepada peserta didik untuk memperolehpenjelasan lebih lengkap terkait materi yang disampaikan olehGadik/Widyaiswara untuk memperkuat pemahaman peserta didik.c. Diskusi kelompok dengan memberikan permasalahan dan pesertadiharapkan dapat memecahkan masalah atau menemukan tukmemperkuat pemahaman peserta didik.BAHAN DAN ALATa.Bahan1. Kep Kapolri Nomor 21 tahun 2010 tentang Organisasi dan Tatakerja Satuan-satuan Organisasi pada Tingkat mabes Polri;2. Skep Kapolri No. Pol. : Skep/87/XI/1973 tanggal 24 Nopember1973 tentang penunjukan pembinaan materiil;3. Skep Kapolri No. Pol. : Skep/92/V/1984 tanggal 14 Mei 1981tentang Tata Cara Pengeluaran dan Penyaluran Materiil BekalUmum Dalam Persediaan;4. Juklak Dirlog Polri No. Pol. : Juklak/02/X/1990 tanggal 30 nPengiriman Materiil Polri;5. PMK nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara PelaksanaanPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang4
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin indahtanganan BMN;6. Perpres RI Nomor 70 tahun 2012 tentang perubahan kedua atasPerpres RI Nomor 54 tahun 2010 tentang pengadaan barang danjasa pemerintah.b.Alat1. Whiteboard, spidol, penghapus2. Komputer/laptop, LCD Projector dan screen.3.Power Point/slide paparanPROSES PEMBELAJARAN1. Tahap awal : 10 menita. Pembacaan curriculum vite.b. Memperkenalkan para peserta Dikbangspes.c. Gadik/Widyaiswara memperkenalkan diri.2. Tahap inti : 850 menita. Gadik memberikan ceramah tentang penerimaan, penyaluran,penyimpanan dan pendistribusian barang.(Waktu : 630 menit)b. Gadik/Widyaiswara memberikan permasalahan tentang prosedurpenerimaan barang sampai dengan pendistribusian barang ditingkat mabes, polda dan polres.(Waktu : 220 menit)3.Tahap akhir : 45 menit1. Cek penguasaan materi :Gadik/Widyaiswara mengecek penguasaan materi dengan caraPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang5
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpolbertanya secara lisan dan acak kepada peserta didik2. Learning point :Gadik/Widyaiswara dan peserta didik merumuskan learning pointtentang materi pembelajaran yang telah disampaikanTUGASPeserta didik diberi penugasan tentang tahapan atau prosedurpenerimaan barang sampai dengan pendistribusian barang pada satkermasing-masing.LEMBAR KEGIATANMateri Diskusi1. Kelompok 1 membahas kelengkapan administrasi dan prosedurpenerimaan barang sampai dengan pendistribusian barang padatingkat mabes.2. Kelompok 2 membahas kelengkapan administrasi dan prosedurpenerimaan barang sampai dengan pendistribusian barang padatingkat mabes, polda, dan polres3. Kelompok 3 membahas kelengkapan administrasi dan prosedurpenerimaan barang sampai dengan pendistribusian barang padatingkat mabes, polda, dan polres4. Kelompok 4 membahas administrasi, persyaratan dan prosedurpergudangan.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang6
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolBAHAN BACAANPENERIMAAN, PENYALURAN, PENYIMPANAN, DANPENDISTRIBUSIAN BARANGI. PENERIMAAN DAN PENYALURAN BARANGA. PENERIMAANPenerimaan barang adalah merupakan segala awal arusbarang yang bergerak di gudang. Penerimaan barang daripemasok atau penyedia barang memang kelihatan mudah, namunbila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur, maka g.Penerimaan barang harus dilakukan secara cermat karenamerupakan perpindahan tanggung jawab dari penyedia kepadapengguna melalui jasa transportasi. Untuk menghindari terjadinyakesalahpahaman dalam penerimaan barang maka perlu dibuatmekanisme yang tepat dan didukung oleh administrasi yangbenar.Adapun kegiatan penerimaan barang meliputi:1. Pemeriksaan barang yang bertujuan untuk memastikanapakah barang yg diterima sudah sesuai dengan kontrakpengadaan barang, baik jumlah, jenis, kondisi, gditerima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatanpersediaan;pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalampencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang7
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolPemeriksaan barang yang dilakukan meliputi: kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, harga, waktupengiriman)2. Aktivitas penerimaan barang yang harus dilakukan antara lainpemeriksaan dokumen (Surat Jalan dan lain lain);barang yangbelum diperiksa disimpan di “GUDANG TRANSIT AREA”(Gudang Penerimaan dan Penyaluran); pemeriksaan Mutu(quality Control); 100 % inspection (Product Control); sampling(metode sampling); pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan ditempat penyedia barang; pemeriksaan quantity barang;penyelesaian administrasi; proses Handling (pengangkutan)yang benar.3. Pencatatan Barang harus dilakukan secara teliti dalam bentukBerita Acara Serah Terima; penyesuaian jumlah penyerahan(suplai) terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam kontrak;memindahkan keterangan jumlah yg diterima ke dalam sistempenyimpanan persediaan;4. Pejabat/tim penerima hasil pekerjaan/barang mempunyai tugasdan tanggung jawab :a. Jasa sesuai dengan ketentuan yang tercantumdalam Kontrak;b. Menerima hasil Pengadaan Barang/Jasa setelah melaluipemeriksaan/pengujian;c. Membuat dan menandatangani Berita Acara Serah TerimaHasil Pekerjaan.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang8
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpol5. Administrasi dalam penerimaan barang yang harus ada:a. Kontrak/Perjanjian Jual Beli (kontrak pengadaan barang);b. Surat Ijin Pemasukan Barang (SIPB);c. Surat Jalan dari Penyedia Barang;d. laporan penerima hasil pekerjaan/barang;e. Berita Acara Pengujian dan Penerimaan Barang;f. bukti penerimaan barang;g. buku penerimaan barang;h. buku pengeluaran barang;i.buku pertanggungjawaban.B. PENYALURANPenyaluran barang adalah memperlancar proses arusbarang dan jasa dari produsen ke konsumen, dalam halpergudangan yaitu menyalurkan barang dari gudang atanpenyaluran barang meliputi:1. Pengumpulan barang yang akan disalurkan dari lokasi gudangtransit;2. Pemindahan barang dari gudang transit (Gudang Rimlur) ketempat Gudang Persediaan;3. Pengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisi barang;4. Perlindungan dan pengemasan;5. Pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan (GudangPersediaan) berdasarkan jenis gudang (Senpi, Amunisi, AlatAngkut/alang, Alat Khusus Kepolisian/Alsuspol, PerlengkapanPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang9
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin uranbarangadalahKontrak/Perjanjian Jual Beli (kontrak pengadaan barang), laporanpenerima hasil pekerjaan/barang, Berita Acara Pengujian danPenerimaan Barang dan bukti penyerahan barang dari GudangTransit (Gudang Rimlur) ke Gudang Persediaan.II. PENYIMPANANPenyimpanan barang adalah menempatkan barang di dalamgudang untuk disimpan atau dipersiapkan untuk proses selanjutnya.Penyimpanan barang dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.Penyimpanan barang sebagai persyaratandalam penyimpananbarang adalah persediaan mudah ditemukan, sederhana dan efisien,aman, persediaan lama dapat dikeluarkan lebih dahulu (azas FIFOdan FEFO). Penyimpanan barang yg efektif membutuhkan kerapihan,disipilin dan cara yang sesuai.Aktivitas penyimpanan barang merupakan kegiatan penentuanjumlah unit per kelompok; untuk barang kecil dikelompokkan perbungkus dengan kuantitas tertentu; pemberian identitas barang.Penyimpanan dapat dilakukan di tempat yang sesuai secarasistematis; penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO dan FEFO;memudahkan dalam pemeriksaan kembali untuk barang yang telahdisimpan dalam masa tertentu. (Re inspection); buatkan layoutpenyimpanan barang (Lay out Gudang), jika jenis barang banyak,dalam daftar inventory/barang tuliskan lokasi penyimpanan barang.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang10
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolIdentitas barang berisi informasi tentang nama barang; kodebarang; spesifikasi barang; satuan barang; jumlah barang; tanggalpenerimaan barang; nama penyedia barang dan lain-lain (sesuaikebutuhan). Penentuan lokasi penyimpanan barang udang.Prosespenyimpanan barang direncanakan penempatan barang-barangdengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau,misalnya bagian tengah fallet, lantai dasar; menggunakan sistemkode lokasi penyimpanan; penandaan daerah penyimpanan untukbarang-barang berukuran besar dan berat; serta mempelajarikemungkinan mengatur ukuran lot bagi barang yg dikirim atau sistempengemasan barang.Pengendalian persediaan meliputi beberapa kegiatan ngenaipenerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu pergudangan;dan penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatantersebut.Kartu barang persediaan merupakan alat pengendalianpersediaan yang paling penting sehingga harus menyediakaninformasi yang mutakhir mengenai kuantitas persediaan dan lokasidari semua barang yang disimpan di gudang tersebut. informasi padakartu catatan persediaan, meliputi: nomor referensi; uraian barang;klasifikasi persediaan barang; lokasi/tempat penyimpanan barang;perincian mengenai jumlah persediaan barang.Pemeriksaan persediaan barang diperlukan untuk ipersediaan,mendeteksi adanya kehilangan dan bisa digunakan sebagai bahanpenilaian staf gudang. Permasalahan yang sering terjadi dalampenyimpanan barang rusak dalam penyimpanan, rusak dalamPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang11
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpolhandling, salah menyimpan barang, gangguan lain misalnya: Tikus,Rayap, Kecoa dll, banjir, selisih persediaan (Fisik Vs Administrasi),persediaan tidak mencukupi.Sumber-sumber ketidaksesuaian antara persediaan nyata dancatatan kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah pada kartupersediaan, kesalahan dalam mengeluarkan barang, ersediaan,kehilangan dokumen. Untuk mengantisipasi kejadian hal-hal yangtidak diinginkan. Administrasi dalam penyimpanan barang antara lainmeliputi buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, itaAcarapengeluaran barang, Surat Perintah Logistik (Prinlog), Surat PerintahPengeluaran Materiil (SPPM), laporan stock opname (dilaksanan 6bulan sekali/tiap semester) dan buku pertanggungjawaban.Gudang adalah sebuah ruangan/tempat yang digunakan untukmenyimpan berbagai macam barang. Pergudangan memegang peranyang sangat penting dalam kehidupan sebuah organisasi. Barangyang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barangsetengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatanproduktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruhpada performansi organisasi secara amunberdasarkan pada kebutuhan organisasi maka dari itu gudangsebagai fasilitas memiliki tujuan sebagai berikut:1. Membantu pengadaan barang yang dibutuhkan dalam jumlahyang ekonomis dan dengan harga yg paling rendah;2. pengelolaan inventaris secara tepat;Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang12
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpol3. Memelihara kondisi barang yang disimpan agar tetap dalamkondisi baik sampai material tersebut diperlukan.Gudang yang digunakan sebagai penyimpanan berbagai jenisbarang maka gudang juga dibedakan menjadi jenis-jenis gudangantara lain:1. akterkendali;2. Gudang tertutup penuh-lingkungan terkendali;3. Gudang Tahan Api;4. Gudang Bahan Peledak;5. Gudang Bahan Bakar;6. Daerah Penyimpanan Terbuka.Sarana dan perlengkapan gudang diperlukan dengan tujuanuntuk melakukan penanganan material di gudang secara efektif danefisien, terdiri dari perlengkapan di dalam gudang dan perlengkapandi luar gudang.Adapun sarana di dalam gudang perlengkapankeselamatan kerja;perlengkapanalatangkutbarang;perlengkapan pemadam kebakaran; perlengkapan temperatur suhu.Sedangkan sarana di luar gudang terdiri dari bagian alhandling;meliputi daerah parkir, penyimpanan kontainer, dok bongkar muat,jembatan timbang.Tata letak gudang sangat menentukan kelancaran dalampekerjaan pergudangan. Didalam tata letak pergudangan sangatdiperlukan tentunya didasarkan pada unsure-unsur utama pekerjaPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang13
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpolpemindahan barang ke tempat penyimpanan barang; pengambilankembali barang untuk dikirim; pengumpulan barang untuk angdanpengesahan; pemeliharaan persediaan dan penyimpanan kembali.Sasaran tata letak gudang juga menjadi bahan pertimbangandalam operasional sirkulasi barang digudang baik bagi personel yangmengawaki dan kondisi barang yang disimpan digudang. Maka dariitu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yang menjadi sasarantata letak gudang antara lain: bersih dan teratur; barang;keamanan; pemrosesan penerimaan, penyimpanan, pengiriman yangefektif dan efisien.Disamping tataletak pergudangan tentunya masih ada tangkeselamatan dan keamanan gudang yang mencakup tindakanpencegahan dan pengawasan terhadap: pergerakan kendaraan;peralatan penanganan barang; tata laksana kerja gudang. Untuk lebihmudah dalam pengendalian termasuk pengawasan dalam sirkulasipekerjaan di gudang maka juga perlu pengaturan pergerakankendaraan antara lain manuver kendaraan besar hanya bolehdilakukan dengan bimbingan staf gudang; pembatasan jumlahkendaraan yang masuk; tanda-tanda yg jelas; sistem lalu lintas satuarah; batas kecepatan; larangan masuk ke daerah tertentu; jalanakses yg memadai; cermin cembung di angatdibutuhkan peralatan penanganan gudang agar peralatan yangdipergunakan dalam gudang terdiri dari peralatan mekanis yangbergerak tentunya harus dikerjakan oleh operator yang terlatih; harusPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang14
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpolmengikuti aturan penggunaan peralatan; ketersediaan lorong-loronggudang dan jalur akses yg memadai; dan pemeliharaan peralatan ygbaik. Sedangkan peralatan yang dapat digunakan secara tetap uatanmaksimum harus tertera pada peralatan yang bersangkutan sehinggapegawai dapat mengoperasikan dengan baik.Praktek pelaksanaan dalam pekerjaan gudang antara lain:adanya prosedur penumpukan barang yang benar; penggunaanperalatan yang tepat; penggunaan pakaian pelindung, sarung tangan,masker, sepatu, helm; berhati-hati dalam menggunakan tangga;penggunaan label peralatan gudang yang diperlukan, misal : handlewith care, this side up, dan sebagainya. Secara umum aktivitaspergudangan antara lain penerimaan dan Penanganan alian/pengontrolan barang; perawatan barang; dan penyaluran barang.III. PENGIRIMAN / PENDISTRIBUSIANPengiriman barang adalah mempersiapkan pengiriman fisikbarang dari gudang ketempat tujuan (titik bekal) yang disesuaikandengan dokumen pemesanan dan pengiriman (SPPM) serta dalamkondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.Sebelum melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan (titik bekal),aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan(pack) dan pemilahan (sortasi). Pengepakan dilakukan secara sendirisendiri atau digabungkan untuk kenyamanan/keamanan barang.Sedangkan sortasi adalah mengumpulkan pengepakan ke tujuanyang benar dan harus membandingkan antara kapasitas muatan dantujuan yang akan dilalui.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang15
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolYang terpenting dilakukan dalam hal pengepakan danpemilahan barang adalah adanya alamat tujuan pengiriman barang,mengurangi waktu pencarian dalam pengepakan, hususuntukpengepakan, menghitung jumlah peti/koli, dan mengelompokanpengepakan ke dalam alur pengiriman yang benar.Pengiriman barang meliputi perencanaan pendistribusianbarang yang dibuat oleh Biro Pengadaan Barang, pengumpulanbarang yang dibutuhkan dari lokasi gudang, pemindahan barang ketempat pengemasan/pengepakan (Gudang Ekspedisi), pengecekanfisik, tipe, jumlah dan kondisi barang, perlindungan dan pengemasanbarang dan pemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan (titikbekal). Sedangkan administrasi dalam pengiriman barang terdiri dari1. Surat Perintah Logistik (Prinlog) yang diterbitkan oleh penggunabarang;2. Kontrak/Surat Perjanjian Pengiriman Barang;3. Surat Perintah Pengeluaran Materiil (SPPM);4. Berita Acara Penyerahan Materiil;5. Surat Perintah Mengirim (SPM);6. Surat Jalan Pengiriman;7. Buku penerimaan barang;8. Buku pengeluaran barang;9. Buku pertanggungjawaban.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang16
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolRANGKUMANBarang Milik Negara di lingkungan Polri yang selanjutnya disingkatBMN Polri adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas bebanAPBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Sedangkan Saranadan Prasarana (Sarpras) Polri adalah semua BMN Polri baik bergerakmaupun tidak bergerak yang dapat mendukung tugas pokok dan fungsi(Tupoksi) Kepolisian Negara Republik Indonesia. Sarana dan prasaranaPolri meliputi logistik,BMN Polri dan materiil, fasilitas dan danjasayangdilaksanakan oleh pihak penyedia sepenuhnya menjadi tanggung jawabpenyedia. Namun kita sebagai pengguna juga memiliki tanggung jawabdalam kegiatan pengawasan baik secara langsung masupun tidaklangsung. Salah satu pengawasan yang dilakukan yaitu pada saatkegiatan penerimaan barang / jasa yang dihasilkan. Penerimaan barangdilakukan secara tim atau kelompok oleh orang-orang yang memilikikeahlian dibidang pekerjaan yang dilaksanakan oleh penyedia.Kegiatan penerimaan barang dilingkungan organisasi Polri lebihdikenal dengan kegiatan penerimaan, penyimpanan, penyaluran fasilitaspergudangan. Gudang adalah sebuah ruangan/tempat yang digunakanuntuk menyimpan berbagai macam barang. Pergudangan memegangperan yang sangat penting dalam kehidupan sebuah organisasi. Barangyang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, ngkatanproduktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruhpada performansi organisasi secara keseluruhan.Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang17
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolPenerimaan barang dari pemasok atau penyedia barang memangkelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem yang mengatur,maka bisa dipastikan akan mengganggu produktifitas alur barang.Penerimaan barang harus dilakukan secara cermat karena merupakanperpindahan tanggung jawab dari penyedia kepada pengguna melaluijasa transportasi. Untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dalampenerimaan barang maka perlu dibuat mekanisme yang tepat dandidukung oleh administrasi yang benar.Kegiatan penerimaan barang yang telah dilakukan pengecekankemudian barang disalurkan kepada gudang persediaan. Penyaluranbarang adalah memperlancar proses arus barang dan jasa dari produsenke konsumen, dalam hal pergudangan yaitu menyalurkan barang darigudang transit (gudang rimlur) ke gudang persediaan. Setelah disalurkanke gudang persediaan maka akan dilakukan penyimpanan barangdengan status barang menjadi tanggung jawab pengguna dan penyediadapat melakukan penagihan pembayaran.Penyimpananbarang adalah menempatkan barang di dalamgudang untuk disimpan atau dipersiapkan untuk proses selanjutnya.Penyimpanan barang dilakukan sesuai dengan karakteristik barang.Penyimpanan barang sebagai persyaratan dalam penyimpanan barangadalah persediaan mudah ditemukan, sederhana dan efisien, aman,persediaan lama dapat dikeluarkan lebih dahulu (azas FIFO dan FEFO).Penyimpanan barang yg efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dancara yang sesuai.Aktivitas penyimpanan barang merupakan kegiatan penentuanjumlah unit per kelompok; untuk barang kecil dikelompokkan per bungkusdengan kuantitas tertentu; pemberian identitas barang. Penyimpanandapat dilakukan di tempat yang sesuai secara sistematis; penyimpananberdasarkan prinsip FIFO dan FEFO; memudahkan dalam pemeriksaanPenerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang18
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin Lemdikpolkembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Reinspection); buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang), jikajenis barang banyak, dalam daftar inventory/barang tuliskan lokasipenyimpanan rsiapkanpengiriman fisik barang dari gudang ketempat tujuan (titik bekal) yangdisesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman (SPPM) sertadalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.Sebelum melakukan pengiriman barang ke tempat tujuan (titik bekal),aktifitas yang dilakukan setelah barang disiapkan adalah pengepakan(pack) dan pemilahan (sortasi). Pengepakan dilakukan secara nanbarang.Sedangkan sortasi adalah mengumpulkan pengepakan ke tujuan yangbenar dan harus membandingkan antara kapasitas muatan dan tujuanyang akan dilalui.Kegiatan pengiriman barang dan pengepakan barang sebelumdikirim dilakukan oleh pihak penyedia ekspedisi yang tentunya dilakukanberdasarkan kontrak yang telah disepakati. Selama proses pengirimanbarang menjadi tanggung jawab ekspedisi dan untuk barang khususdapat dilakukan pengawalan oleh anggota Polri selama diperjalanansampai di alamat tujuan yang didukung dengan administrasi berita acaraserah terima barang sehingga barang berpindah tanggung jawab kepadapenerima (sesuai dengan alamat tujuan).Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang19
Modul Dikbangspes Sarpras Pusdikmin LemdikpolLATIHANa. Jelaskan bagaimana proses alur barang dalam ilmu pergudangan ?b. Jelaskan apa yang perlu dilaksanakan sebelum barang di terima didalam gudang ?c. Jelaskan bagaimana perawatan barang di dalam gudang ?d. Jelaskan hal-hal apa yang harus dilaksanakan dalam pengirimanbarang ?e. Administrasi/pencatatan apa saja yang harus dilaksanakan dalampergudangan ?Penerimaan, Penyaluran, Penyimpanan dan Pendistribusian Barang20
pengadaan barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun harganya;memastikan apakah jumlah persediaan yang diterima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatan persediaan;pemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dala
