Transcription
LAPORAN KULIAH KERJA MAGANG (KKM)PERANAN SEKRETARIAT DPRD JOMBANG DALAMMENJALANKAN TUGAS BESERTA FUNGSINYAOleh:ADI DARMAWAN(1561183)KRESNA DUTA ARTHA P (1561105)GHULAM MAHMUD(1661220)PROGRAM STUDI MANAJEMENSTIE PGRI DEWANTARA JOMBANG2019i
ii
KATA PENGANTARDengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas segalalimpahan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikanlaporan ini. Laporan ini dibuat berdasarkan kebutuhan untuk menyelesaikanlaporan KKM, serta untuk memenuhi tugas pada semester genap yang berjudul“PERANAN SEKRETARIAT DPRD JOMBANG DALAMMENJALANKAN TUGAS BESERTA FUNGSINYA”.Dalam penyusunan laporan ini, kami menyadari sepenuhnya bahwaselesainya laporan KKM ini tidak terlepas dari dukungan, semangat, sertabimbingan dari berbagai pihak, baik bersifat moril maupun materil. Oleh karenaitu kami ingin menyampaikan terima kasih antara lain kepada :1. Bapak Nur Ali, SE., MSM selaku Dosen Pembimbing Lapangan (DPL)2. IbuNurul Hidayati, S.E selaku Ketua Program Studi Ilmu Ekonomi STIEPGRI DEWANTARA JOMBANG3. Bapak Drs. Gangsar Agung P. selaku Kabag SEKRETARIAT DPRDKABUPATEN JOMBANG4. Bapak Prince Dindah selaku Kepala Bagian Umum SEKRETARIAT DPRDKABUPATEN JOMBANG5. Bapak/Ibu pegawai Sekretariat DPRD Jombang yang sudah memberikansedikit ilmu serta wawasan.Penulis menyadari bahwa dalam laporan KKM masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu, segala kritik dan saran yang sifatnya membangun akanmenyempurnakan penulisan laporan KKM ini serta bermanfaat bagi penulisdan pembaca.Jombang, 8 April 2019Tim Penyusuniii
DAFTAR ISIHALAMAN JUDUL.iHALAMAN PENGESAHAN . .iiKATAPENGANTAR . .iiiDAFTAR ISI .ivBAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Kuliah Kerja Magang .11.2 Tujuan Kuliah Kerja Magang.31.3 Manfaat Kuliah Kerja Magang.31.4 Tempat Kuliah Kerja Magang .41.5 Jadwal Waktu Kuliah Kerja Magang .4BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT KULIAH KERJA MAGANG2.1 Sejarah Instansi .52.2 Visi Dan Misi Instansi .52.3 Kebijakan Mutu Instansi .6BAB III PELAKSANAAN KULIAH KERJA MAGANG3.1 Kegiatan Umum Instansi.73.2 Pelaksanaan Kerja Yang Dilakukan Di Tempat Magang .103.3 Struktur Instansi .133.4 Kendala Yang Dihadapi .273.5 Cara Mengatasi Kendala .32BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN4.1 Kesimpulan .344.2 Saran.34DAFTAR PUSTAKA .35LAMPIRAN .36iv
1BAB IPENDAHULUAN1.1. Latar Belakang Kuliah Kerja MagangKenyataan di lapang seringkali menunjukkan bahwa araoptimalmengaplikasikan pengetahuan yang telah diperolehke dalam dunia kerja. Halitu disebabkan karena adanya kesenjangan antara teori yangdiperoleh kegiatanintrakurikuler yang berupa kegiatan belajar di lapangan yang dirancanguntukmemberikan pengalaman praktis kepada para mahasiswa dalam menggunakanaplikasiteori ke dalam praktek lapangan. Selain itu kegiatan Kuliah KerjaMagang (KKM) inimerupakan media pembelajaran dalam pengembangansoftskills mahasiswa denganpengalaman praktis di lapangan.Sesuai dengan program studi dan konsentrasi yang kami ambil yakniManajemen SDM, maka kami memutuskan untuk memilih melaksanakankegiatan Kuliah Kerja Magang di KANTOR SEKRETARIAT DPRDKABUPATEN JOMBANG. Alasan kami memilih instansi ini karena instansiini merupakan instansi yang salah satu tugasnya membantu kinerja dariDPRD.Selain itu kami banyak mendengar bahwa instansi ini memiliki citrayang baik di kalangan masyarakat. Sehingga kami memutuskan untukmelaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Magang dan akhirnya proposal kamidisetujui olehSEKRETARIAT DPRD KABUPATEN JOMBANG.Setelah proposal kami disetujui oleh, SEKRETARIAT DPRDKABUPATEN JOMBANG. Maka kami melaksanakan kegiatan Kuliah KerjaMagang mulai tanggal 11 Maret -11April 2019. Ketika kami melaksanakanKuliah Kerja Magang di hari pertama kami di tempatkan di bagian umum,menurut kami itu sesuai dengan program dan konsentrasi yang kita ambil.Dengan begitu kami bisa mengamati apa kendala yang dialami oleh
2instansipada bagian umum ketika melakukan proses memprogram danmerencanakan suatu proses yang akan direalisasikan ke depannya.Karenaproses tersebut termasuk bagian dari manajemen sumberdaya manusiasehingga kami memutuskan untuk mengangkat topik tentang manajemensumberdaya manusia.Manajemen sumberdaya manusia merupakan bagian penting bagiperusahaan maupun organisasi, karena sumberdaya manusia merupakan salahsatu modal dasar yang berkaitan langsung dengan proses pencapaian tujuanbagi instansi untuk menghasilkan rencana yang akan direalisasikan. Instansiyang ingin mendapatkan hasil maksimal dalam pencapaian tujuannyaharuslah lebih serius memperhatikan peran dari sumberdaya manusia dan jugasumberdaya lainnya demi tercapainya tujuan instansi.Manajemen sumberdaya manusia dalam suatu instansi diharapkan dapatmengelola sumberdaya manusia dengan lebih baik agar mendapatkansumberdaya manusia yang berkualitas dan bisa diandalkan pada prosesmenghasilkan program kerja yang berkualitas demi pencapaian tujuaninstansi.Sumberdaya manusia yang berkualitas dan dapat diandalkanmemerlukan pengelolaaan yang efektif dan efisien, itu dikarenakansumberdaya manusia merupakan fungsi yang sangat penting dalam mengelolasuatu instansi atau organisasi. Pengelolaan sumberdaya manusia dengan baikdan benar akan sangat membantu instansi untuk mendapatkan karyawan yangsesuai dengan kebutuhan instansi.Setiap instansi dituntut untuk lebih memperhatikan sumberdayamanusia (karyawan), karena karyawan merupakan asset utama instansi danmemiliki peran penting didalam sebuah perusahaan yaitu sebagai pemikir,pengambil keputusan, perencana, dan pengatur aktivitas-aktivitas yang terjadididalam instansi.Karyawan yang memiliki kualitas yang baik sangatlah dibutuhkanoleh sebuah perusahaan, karena dengan semakin baiknya kualitas darikaryawannya itu juga akan sangat berdampak positif pada instansi yang
3memperkerjakannya. Untuk mendapatkan karyawan yang berpotensi tinggi,instansi haruslah sangat memperhatikan kesejahteraan karyawannya, karenakinerja karyawan sangatlah dipengaruhi oleh beberapa factor seperti :kedisiplinan kerja, gaji, lingkungan kerja, kepuasan, tingkat stress, dan lainlain yang dapat berakibat pada pencapaian tujuan instansi.Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Jombang adalah salah satuinstansi yang di bawah naungan Pemerintah Kabupaten Jombang. Tujuaninstansi dapat tercapai sesuai dengan apa yang diharapkan tergantung darikinerja karyawan. Pegawai Sekretariat DPRD Kabupaten Jombang di bagimenjadi beberapa bidang diantara lain: Bagian Umum, Bagian Perundangundangan, dan Bagian Persidangan.1.2 Tujuan Kuliah Kerja MagangAdapun tujuan dilaksanakannya KKM yaitu :1. Menganalisis secara mendalam tentang Manajemen Sumber DayaManusia pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jombang2. Memberikan pengalaman praktek kerja di dunia nyata, khususnyadi Sekretariat DPRD Kabupaten Jombang3. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selamamengikuti kegiatan perkuliahan di STIE PGRI Dewantara ke dalambentuk praktik di dunia kerja.4. Mengembangkan wawasan, pengetahuan, dan pengalaman kamitentang dunia kerja yang sesungguhnya sesuai dengan bidangnya.5. Menciptakan hubungan yang harmonis, serta meningkatkanhubungan kerjasama antara instansi dan perguruan tinggi.1.3 Manfaat Kuliah Kerja MagangAdapun manfaat dilaksanakannya KKM yaitu :Bagi Mahasiswi :1.Menjadi wahana pengenalan atau orientasi terhadap lingkungandunia kerja yang nyata.
42.Dapat mempersiapkan langkah-langkah yang diperlukan untukmenyesuaikan diri dalam dunia kerja di masa yang akan datang.3.Sebagai sarana untuk memperoleh pengalaman kerja guna untukmeningkatkan kemampuan diri.4.Untuk menciptakan pola pikir yang lebih maju dalam menghadapipermasalahan yang ada dalam pekerjaan.Bagi Instansi :1.Terciptanya hubungan kerjasama yang saling menguntungkanantara kedua belah pihak, yaitu dapat menempatkan mahasiswiyang potensial untuk mendapatkan pengalaman bekerja.2.Memperoleh bantuan tenaga dan fikiran dari mahasiswi dalammenjalankan kegiatan operasionalmaupun pekerjaan yangberhubungan dengan divisi yang ditempati.3.Merupakan sarana untuk mengenali mahasiswi, khususnyamahasiswi jurusan Manajemen SDM dalam hal penerapan ilmusesuai dengan konsentrasi.1.4 Tempat Kuliah Kerja MagangSekretariat DPRD Kabupaten Jombang berlokasi di JL. KH. WachidHasyim, No. 110, Tugu Ksepatihan, Kec. Jombang, Kabupaten Jombang,Jawa Timur 61419, Indonesia1.5 Jadwal Waktu Kuliah Kerja MagangAdapun pelaksaan magang ini yaitu dari tanggal 11 Maret 2019 – 11April 2019. Dengan waktu 5hari kerja dari hari Senin-Jum’at.Dengan jamkerja yakni hari Senin-Jum’at 6 jam kerja pada pukul 08.00WIB-14.00WIB.
5BAB IITINJAUAN UMUM TEMPAT KULIAH KERJA MAGANG2.1 Sejarah sPermusyawaratan Rakyat,Dewan Perwakilan Rakyat,Dewan PerwakilanDaerah danDewan Perwakilan Rakyat Daerah menyebutkan bahwaSekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah merupakan unsurpendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan wewenang DPRD.Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentangPerangkat Daerah, disebutkan bahwa Sekretariat DPRD merupakanunsur pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugasdan fungsi DPRD.Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretarisyang secara teknis operasional beradadi bawah dan bertanggung jawabkepada Pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawabkepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkatmenyebutkan bahwa tugas Sekretariat DPRD adalah enyediakansertamengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.2.2 Visi Dan Misi InstansiVisi dari Sekretariat DPRD Jombang antara lain :1. Bersama mewujudkan Jombang yang berkarakter dan berdaya saing.Misi dari Sekretariat DPRD Jombang antara lain :
61. Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Bersih dan Profesional2. Mewujudkan Masyarakat yang Berkualitas, Religius dan Berbudaya3. akyatan, Potensi Unggulan Lokal dan IndustriMisi yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat DPRDadalah misi kedua, yaitu meningkatkan tata kelola pemerintahan tuTujuan,Sasaran,Strategi dan Arah Kebijakan yang disiapkan diupayakanmerujuk pada misi yang telah ditetapkan tersebut diatas.2.3 Kebijakan Mutu InstansiSetiap Instansi yang didirikan pada dasarnya mempunyai tujuan.Dimana tujuan tersebut telah ditetapkan terlebih dahulu yang nantinya akandipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan aktivitas instansi. Tujuanmerupakan hasil yang diharapkan untuk dapat dicapai instansi.
7BAB III3.1 Kegiatan Umum InstansiDalam sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah yang merupakaninstrument pertanggung jawaban, perencanaan strategis merupakanlangkah awal untuk melakukan pengukuran kinerja dinas/badan/kantordanperangkat- perangkat daerahlainnya. Perencanaan strategispemerintah juga merupakan integrasimanusia dan sumberantara keahlian sumber dayadaya lain agar mampu menjawab tuntutanperkembangan lingkungan strategis, lokal, nasional dan global namuntetap berada pada tatanan sistem manajemen nasional.Dokumen Rencana Strategis SekretariatDewan PerwakilanRakyat Daerah ( DPRD) yang disusun berfungsi sebagai landasan iKerjaSekretariat DPRD selama lima tahun ke depan, dan sebagai acuan untukmencapai tujuan Sekretariat DPRD yang mendukung pencapaian visi danmisi Bupati Jombang .Tahapan proses penyusunan Rencana Strategis SekretariatDPRD Kabupaten Jombang adalah sebagai tariatDPRD Tahapini dilakukandengan:a)Menyusun Dokumen Perencanaan dan Penganggaran TahunAnggaran2018 ,b)Melaksanakan orientasi mengenai renstra untuk penyamaanpersepsi dan memberikan pemahaman dalam penyusunanRenstra Sekretariat DPRD,c)Menyusun kertas kerja sebagai panduan kerja, dan ,d)Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dalampenyusunan Renstra SekretariatDPRD.
82. Penyusunan rancangan awal Rencana Strategis SekretariatDPRDPada tahap ini dilakukan analisis terhadap gambaran pelayananSet. DPRD, analisis permasalahan, penelahaan dokumen RPJMDPemerintah Kabupaten Jombang ,analisisis strategis,danperumusan tujuan, sasaran, program, kegiatan, dan indikatorkinerja.3. Penyusunan rancangan Rencana Strategis Sekretariat DPRDRancangan Renstra DPRD adalah penyempurnaan rancanganawal Renstra DPRD yang dilakukan berdasarkan Surat EdaranBupati Jombang Nomor 050/4722/415.42/2018 tanggal 27September 2018 tentangPenyusunan Renstra Perangkat DaerahKabupaten Jombang Tahun 2018-2023 .4. Pelaksanaan Forum Perangkat DaerahForum Sekretariat DPRD membahas visi,misi,tujuan,sasaran,danindikator sasaran Sekretariat DPRD yang menyepakatCascading Renstra Sekretariat DPRD 2018-2023.5. Penyusunan rancangan akhir Rencana Strategis Sekretariat Daerah.Tahap ini merupakan penyempurnaan rancangan RenstraSekretariat DPRD menjadi rancangan akhir Renstra Set. DPRDdengan berpedoman pada RPJMD yang telah ditetapkan denganPeraturanDaerah. Rancangan akhir Renstra Set jadi susundengan sistematika:6. Penetapan Rencana Strategis Sekretariat DPRD .Rancangan akhir Renstra Set.DPRD disampaikan kepada Bappedauntuk diverifikasi.Rentra yang telah diverifikasi tersebut kemudiandisampaikan kepada Bupati Jombang melalui Sekretaris Daerahuntuk ditetapkan denganPeraturan Bupati.
9MAKSUD DANTUJUAN1. MaksudPenyusunan Renstra Sekretariat DPRD Kabupaten JombangTahun2018- 2023 di maksudkan:a. Sebagaipedoman bagi Sekretariat DPRDKabupatenJombang dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran yangtelah ditetapkan untuk lima tahun ke depan.b. Sebagai penjabaran secara operasional visi, misi dan programBupati/Wakil Bupati Jombang periode tahun 2018-2023c. Sebagai dasar dalam melaksanakan fasilitasi fungsi, tugasdan wewenang DPRD Kabupaten Jombang .2. TujuanTujuan PenyusunanRenstra Sekretariat DPRD KabupatenJombang Tahun 2018-2023adalah:a. Memberikan arah dan sekaligus sebagai acuan anprogram kegiatanSekretariat DPRD Kabupaten Jombangsebagai pedoman bagiSekretariat DPRD KabupatenJombang .b. Meningkatkan kualitas Sekretariat DPRD KabupatenJombang dalam pelayanan/fasilitasi terhadap tugas danfungsi DPRD Kabupaten Jombangc.Untuk menetapkan skala prioritas program atau ivitasprogram/kegiatan;d.Menetapkan Rencana Kerja (Renja) Sekretariat DPRDKabupaten Jombang tahun 2018 - 2023.
103.2 Pelaksanaan Kerja Yang Dilakukan Di Tempat MagangKantor Sekretariat DPRD Jombang merupakan instansi yang tergabungdi bawah naungan Pemerintah Daerah Kabupaten Jombang. Yang meliputi :a. Penyelenggaraan administrasi kesekretariatanDPRD.b. Penyelenggaraan administrasi keuanganDPRD.c. Fasilitasi penyelenggaraan RapatDPRD.d. Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukanolehDPRD.3.2.1 Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten JombangUndang-Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MajelisPermusyawaratan Rakyat,Dewan Perwakilan Rakyat,Dewan PerwakilanDaerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menyebutkan bahwaSekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah merupakan unsurpendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan wewenang DPRD.Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentangPerangkat Daerah,disebutkan bahwa Sekretariat DPRD merupakanunsur pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugasdan fungsi DPRD.Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretarisyang secara teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawabkepada Pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawabkepada Wali kota melalui Sekretaris Daerah.Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkatmenyebutkan bahwa tugas Sekretariat DPRD adalah enyediakanmengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.serta
11SekretariatDPRD Kabupaten Jombang dalammelaksanakan tugas, menyelenggarakanfungsi:a.Penyelenggaraan administrasi kesekretariatanDPRD.b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD.c.Fasilitasi penyelenggaraan Rapat DPRD.d.Penyediaan dan pengoordinasian tenaga ahli yang diperlukanoleh DPRD.Susunan Organisasi Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah(DPRD) Kabupaten Jombang sebagaimana Peraturan Bupati JombangNomor 21 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, TugasPokok dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat DPRDKabupatenJombangterdiri dari:a.Sekretaris DPRD .b.Bagian Umum, membawahi:c.d.1.Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;2.Sub Bagian Rumah Tangga, Humas dan Protokol; dan3.Sub Bagian Penyusunan Program dan Evaluasi.Bagian Keuangan, membawahi :1.Sub Bagian Anggaran;2.Sub Bagian Verifikasi; dan3.Sub Bagian Perbendaharaan.Bagian Persidangan, membawahi :1.Sub Bagian Rapat dan Risalah; dan2.Sub Bagian Alat Kelengkapan Dewan dan Layanan AspirasiMasyarakat.e.Bagian Perundang-undangan, membawahi:1.Sub Bagian Kajian dan Penyusunan Peraturan Perundangundangan.
122.f.Sub Bagian Dokumentasi Produk Hukum dan Perpustakaan.Jabatan Fungsional Umum.Adapun bagan susunan organisasi mengacu pada PeraturanBupati Jombang Nomor 21 Tahun 2016 tentang Kedudukan, SusunanOrganisasi,Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat DewanPerwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jombangsebagaimana tersajidalam Gambar 2.1. Sedangkan rincian pegawai, mulai dari jabataneselon II dan III, jabatan fungsional, jabatan eselon IV serta staf padaSekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jombang perbulan Januari 2018adalah sebagaimana tersaji dalam tabel berikut :
13BAGAN SUSUNAN ORGANISASISEKRETARIAT DPRD KABUPATEN JOMBANG3.3 STRUKTUR ORGANISASISEKRETARISKELOMPOK JABATANFUNGSIONALBAGIAN UMUMBAGIAN KEUANGANSub Bagian Umumdan KepegawaianSub BagianAnggaranSub Bagian RumahTangga, Humas danProtokolSub BagianVerifikasiSub BagianPenyusunanProgram danEvaluasiSub BagianPerbendaharaanBAGIANPERSIDANGANBAGIAN PERUNDANGUNDANGANSub Bagian Rapatdan RisalahSub Bagian Kajian danPenyusunan PeraturanPerundang-undanganSub Bagian AlatKelengkapan Dewandan LayananAspirasi MasyarakatSub Bagian DokumentasiProduk HukumdanPerpustakaan
14Tabel 2.1. Pegawai Jabatan Struktural Eselon II dan IIINo.NamaNIP196206111993031005Jabatan1Drs. 6031020Kepala BagianUmum3Dra.INDRIESTININGATI ,MSi196411151993032002Kepala BagianPersidangan4Drs.GANGSARAGUNG P.196206251996031000Kepala BagianPerundangundanganTabel 2.2. Pegawai Jabatan Struktural Eselon IVNo.NamaNIPJabatan1Dra. MARIAM ,M.Si.196005051986032016Kepala Sub BagianAlat KelengkapanDewan dan LayananAspirasi 1005Kepala Sub BagianRapat dan Risalah3LULUK MAIMUNAH,SPd1972100519980305Kepala Sub 10035LUOMANUDDIN,SH196906241992021002Kepala Sub BagianUmum danKepegawaianKepala Sub BagianDokumentasiProduk HukumdanPerpustakaan
15No.NamaNIPKepala Sub BagianPenyusunanProgram danEvaluasi.6PRINCE DINDAH,S.Sos.7LULUK 003Kepala Sub BagianRumah Tangga,Humas danProtokol9IRAWAN,SH196206041989031025Kepala Sub BagianKajian danPenyusunanPeraturanPerundangundanganNUR INAANJARSARI,S.Sos19770409201001205Kepala Sub 994012002Kepala Sub BagianPerbendaharaanSedangkan untuk Jumlah Pegawai Jabatan Pelaksana adalah 37 personil dengancatatan sebanyak 16 personil adalah tenaga kontrak .Selanjutnya rincian deskripsi tugas pokok tersebut tertuang dalamPeraturan Bupati Jombang Nomor 21 Tahun 2016 tentang Kedudukkan,Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja SekretariatDewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jombang dan dijabarkan sebagaiberikut:1. SekretarisSekretariat DPRD dipimpin oleh Sekretaris DPRD yang dalam melaksanakan
16tugasnya secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawabkepada Pimpinan DPRD dan secara administratif bertanggung jawab kepadaBupati melalui Sekretaris Daerah. Sekretariat DPRD dalam menyelenggarakantugas pokok, mempunyai fungsi:a.Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan;b.Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;c.Fasilitasi penyelenggaraan rapat DPRD; dand.Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan olehDPRD.2. Kepala Bagian tugaspokokmelaksanakan sebagian tugas Badan Perencanaan Pembanguan Daerah dalammerencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatanadministrasi umum, kepegawaian, keuangan dan aset, penyusunan program danevaluasi; Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud , sekretariatmempunyai fungsi sebagai berikut:a.Pengelolaan dan pelayanan administrasi umum;b.Pengelolaan administrasi kepegawaian;c.Pengelolaan administrasi keuangan;d.Pengelolaan administrasi perlengkapan;e.Pengelolaan administrasi aset Sekretariat Dewan Perwakilan RakyatDaerah ;f.Pengelolaan urusan rumah tangga;g. Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, anggaran dan perundangundangan;h.Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Bagian ;i.Pengelolaan kearsipan;j.Pelaksanaan monitoring dan evaluasi organisasi dan tatalaksana;
17k. Pelaksanaan koordinasi pembinaan dan penyelenggaraan perencanaanpembangunan daerah;l.Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DewanPerwakilan Rakyat Daerah.Adapun Kepala Bagian umum membawahi:Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:a. Melakukan pencatatan dan pengarsipan surat masuk dan keluar;b. Menyiapkan surat dinas, undangan rapat dan kunjungan kerja;c. Melakukan penggandaan, distribusi surat dinas, undangan rapat dankunjungan kerja;d. Mengelola administrasi kepegawaian dan perlengkapan;e. Menyiapkan Surat Perintah Perjalanan Dinas;f.Melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan DPRD danSekretariat DPRD;g. Mempersiapkan bahan penyelesaian sengketa dan tuntutan ganti rugiyang menyangkut pengadaan barang dan jasa;h. Menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan DPRD; dani.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala BagianUmum.Sub Bagian Rumah Tangga, Hubungan Masyarakat dan Protokol,mempunyai tugas:a. Melakukan urusan teknik, keamanan, ketertiban, kebersihan dankeindahan lingkungan gedung DPRD;b. Menyediakan pelayanan kesehatan bagi Pimpinan dan Anggota DPRDdan pegawai Sekretariat DPRD sesuai ketentuan yang berlaku;c. Mengatur dan menyiapkan penggunaan kendaraan dinas untukkegiatan dinas Pimpinan dan Anggota DPRD serta Sekretariat DPRD;
18d. Mempersiapkan sarana dan prasarana pada acara rapat danpenerimaan tamu resmi DPRD serta Sekretariat DPRD;e. Melaksanakan tugas tata tempat, tata upacara dan tata penghormatanpada acara resmi dan kenegaraan bagi Pimpinan dan Anggota DPRDserta Sekretariat DPRD;f.Melaksanakan pemeliharaan kendaraan dinas, sarana dan prasaranabarang milik daerah di Sekretariat DPRD;g. Melaksanakan pengelolaan administrasi, penyimpanan, pemeliharaandan pendistribusian barang daerah;h. ngumpulkan bahan pengembangan perangkat keras, programaplikasi sistem teknologi informasi dan komunikasi serta melakukandokumentasi, publikasi, serta kehumasan terkait kegiatan DPRD;i.Mengelola front office DPRD; danj.Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala BagianUmum.Sub Bagian Penyusunan Program dan Evaluasi, mempunyai tugas:a. Menghimpun data dan menyiapkan bahan koordinasi penyusunanprogram dan rencana kerja DPRD dan Sekretariat DPRD;b. Melaksanakan pengolahan data;c. Melaksanakan perencanaan program;d. Menyiapkan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan;e. Menghimpun data dan menyiapkan bahan penyusunan program;f.Merencanakan kebutuhan rumah tangga;g. Merencanakan kebutuhan perlengkapan DPRD;h. Merencanakan pembahasan pertanggungjawaban APBD;i.Melaksanakan monitoring, evaluasi dan penyusunan laporan; dan
19j.Melaksanakan tugas - tugas lain yang diberikan Kepala BagianUmum.Bagian KeuanganBagian Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugasSekretariat DPRD dalam menyelenggarakan pengelolaan keuangan danmenyusun laporan keuangan DPRD dan kesekretariatan DPRD. Dalammelaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), BagianKeuangan mempunyai fungsi:a. Pelaksanaan pengelolaan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD termasukpembayaran gaji dan tunjangan;b. Penyusunan rancangan anggaran dan perubahan anggaran Sekretariat DPRDdan kegiatan DPRD;c. Pelaksanaan pengadministrasian dan pembukuan keuangan;d. Pelaksanaan penyusunan laporan pertanggung jawaban atas pengelolaankeuangan; dane. Pelaksanaan tugas–tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD.Kepala Bagian Keuangan membawahi : Sub Bagian AnggaranSub Bagian Anggaran, mempunyai tugas:a. Mengumpulkan dan mengolah data anggaran;b. Membantu penyusunan rencana anggaran DPRD dan SekretariatDPRD;c. Menyiapkan pelaksanaan anggaran;d. Mengadakan penelitian anggaran;e. Menyusun laporan dan perhitungan anggaran DPRD dan SekretariatDPRD;f.Merencanakan pembahasan KUA PPAS;
20g. Menyusun pembahasan APBD dan P-APBD;h. Menganalisa bahan dukungan pengawasan penggunaan anggaran; dani.Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Keuangan.Sub Bagian VerifikasiSub Bagian Verifikasi, mempunyai tugas:a. Melaksanakan kegiatan penelitian dan pengujian terhadap dokumenpengeluaran dan penerimaan;b. Mengevaluasi pelaksanaan anggaran berdasarkan realisasi penerimaanmaupun pengeluaran;c. Meneliti dan mencatat semua transaksi keuangan;d. Mengkoordinasikan kepada PPTK dan Bendahara dalam pelaksanaanbelanja dan pertanggungjawaban keuangan;e. Memverifikasi kebutuhan perlengkapan Sekretariat DPRD; danf.Melakukan tugas–tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Keuangan.Sub Bagian PerbendaharaanSub Bagian Perbendaharaan, mempunyai tugas:a. Melakukan penyelesaian administrasi keuangan DPRD dan SekretariatDPRD;b. Melakukan pembayaran gaji, dan tunjangan lainnyaPimpinan dananggota DPRD serta Sekretariat DPRD;c. Melakukan tata pembukuan keuangan termasuk menyiapkan danmembuat laporan pertanggungjawaban dan realisasi anggaran DPRD danSekretariat DPRD;d. Mengkoordinasikan PPTK, Bendahara dan Pembantu PPK untukmengajukan SPP dan SPM; dane. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Keuangan.
21Bagian PersidanganBagian Persidangan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugasSekretariat DPRD dalam menyelenggarakan pelayanan rapat dan risalah,kegiatan alat kelengkapan dewan, dan fasilitasi pelayanan aspirasimasyarakat.Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud ayat (1), BagianPersidangan mempunyai fungsi:a. Penyiapan rancangan jadwal kegiatan DPRD;b. Penyiapan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;c. Penyiapan rencana kunjungan kerja DPRD;d. Penyusunan notulen/risalah rapat yang diadakan oleh DPRDe. Pelaksanaan kegiatan alat kelengkapan DPRD;f. Fasilitasi pelayanan aspirasi masyarakat; dang. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD.Bagian Persidangan membawahi :Sub Bagian Rapat dan Risalah mempunyai tugas:a. Menyusun rencana jadwal rapat DPRD;b. Menyiapkan bahan sidang atau rapat termasuk daftar hadir;c. Melakukan penggandaan dan distribusi bahan rapat;d. Menyiapkan bahan naskah sidang jalannya rapat paripurna untukPimpinan DPRD;e. Menyusun dan menggandakan notulen rapat DPRD;f. Memelihara dokumentasi atau rekaman hasil rapat DPRD;g. Menyusun dan menggandakan risalah rapat Paripurna DPRD; danh. nKepalaBagian
22Sub Bagian Alat Kelengkapan Dewan dan Layanan Aspirasi Masyarakat.Sub Bagian Alat Kelengkapan Dewan dan Layanan Aspirasi Masyarakatmempunyai tugas :a. Menyiapkan rapat–rapat dan kunjungan kerja alat kelengkapanDPRD;b. Menyiapkan bahan rapat dan kunjungan kerja alat kelangkapanDPRD;c. elengkapan DPRD;d. Menyiapkan bahan koordinasi dan menyiapkan bahan-bahan daripihak-pihak terkait dalam menunjang pelaksanaan kegiatan alatkelengkapan DPRD;e. Melaksanakan fasilitasi layanan aspirasi masyarakat secara tidaklangsung untuk disampaikan kepada Pimpinan dan Anggota DPRD;f.Menghimpun informasi, mengolah dan mendistribusikan berkassurat–surat pengaduan masyarakat terhadap semua k
Menjadi wahana pengenalan atau orientasi terhadap lingkungan dunia kerja yang nyata. 4 2. Dapat . Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat menyebutkan bahwa tugas Sekretariat DPRD adalah menyelenggarakan administrasi kesekretariatan dan keuangan, mendukung
