Transcription

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. SINABROJAVA GARMENT BAWEN KAB. SEMARANGTUGAS AKHIRDiajukan Untuk Mencapai Gelar Ahli Madya AkuntansiPada Universitas Negeri SemarangDisusun Oleh :Iis Nurlis Setyowati3351302574FAKULTAS ILMU SOSIALJURUSAN EKONOMI2005i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBINGNama: IIS NURLIS SETYOWATINim: 3351302574Jurusan: EKONOMIFakultas: AKUNTANSI D3Judul Tugas Akhir: SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT.SINABRO JAVA GARMENT BAWEN KAB.SEMARANGSemarang, Agustus 2005MengetahuiKetua Jurusan EkonomiDosen PembimbingDrs.Kusmuriyanto, M.siDra.Murwatiningsih,MMNIP.131404309NIP. 130812919ii

PENGESAHAN KELULUSANTugas Akhir ini telah dipertahankan didepan sidang Panitia UjianTugas Akhir Fakultas Ilmu Sosial pada :Hari:Tanggal:Penguji Tugas AkhirPenguji IPenguji IIDra. Murwatiningsih, M.MDrs. Subowo, M. siNIP.130812919NIP. 131040311Mengetahui :Dekan Fakultas Ilmu SosialDrs. Sunardi, M.MNIP. 130367998iii

PERNYATAANMenyatakan bahwa yang tertulis didalam Tugas Akhir ini benar-benarhasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya tulis orang lain,baik sebagian atau seluruhnya. Pendapat atau temuan orang lain yangterdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kodeetik ilmiah.Semarang, Agustus 2005Iis Nurlis Setyowatiiv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN“Bertaqwalah kamu kepada ALLAH SWT, dimanapun kamu berada” (Al nsesuaidengankesanggupannya .” (Qs.Al-Baqoroh : 286)“Jadikanlah sabar dan sholat sebagai penolongmu, sesungguhnya ALLAHbeserta orang-orang yang sabar” (Qs. Al-Baqoroh : 153)Karya ini kupersembahkan untuk:1. Ibu dan bapak tersayang yang telah memberikankasih sayang, do’a serta dorongan materiil maupunspiritual2. Kakak adikku tersayang mbak Lina, Iwan, dan Anang3. Sahabatku Wiji, Peni, Tsaniya, Mahendra, Emi,Dinda, Lia dan Rina4. Ibu Murwatiningsih terima kasih atas saran danbantuannya5. Temen - temenku yang selalu ada dalam sukamaupun duka Danang, Dwi, Asih, Iwan dan Bambangv

KATA PENGANTARSegala puji bagi ALLAH dengan limpahan Rahmat-Nya sehingga dapatmenyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Sistem Akuntansi Penggajian padaPT. Sinabro Java Garment Bawen Kab. Semarang” sebagai salah satu syarat untukmencapai gelar Ahli Madya di Universitas Negeri Semarang.Proses menuju selesainya Tugas Akhir ini, penulis memperoleh bantuan danpengarahan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini, penulismengucapkan terima kasih yang sebesar - besarnya kepada :1. DR.H.A.T.Soegito,SH.,M.M,. Rektor Universitas Negeri Semarang.2. Drs. Sunardi,MM Dekan Fakultas Ilmu Sosial Universitas NegariSemarang.3. Drs. Kusmuryanto,M.Si. ketua Jurusan Ekononi Fakultas Ilmu SosialUniversitas Negeri Semarang.4. Dra. Murwatiningsih M.M.selaku dosen pembimbinng, yang telah dengansabar memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini.5. Drs. Sukirman, Ketua Prodi D3.6. Drs. Subowo, M.si. Penguji Tugas Akhir.7. Bpk Siswanto SE dan semua staf personalia pada PT Sinabro JavaGarment Bawen Kab.Semarang yang telah memberikan kemudahan untukmelakukaan penelitian.8. Ibu, bapak dan saudaraku yang telah memberikan cinta dan kasihsayangnya untukku.vi

9. Sahabat karibku Wiji, Peni, Rina, Lia, Dinda,Tsaniya, Emi dan Mahendrayang telah memberikan dukungannya.10. Teman - temanku Danang, Dwi, Bambang, Asih dan Iwan terima kasih.11. Teman - temanku Akuntansi angkatan 2002.12. Semua pihak yang telah memberikan dorongan dan bantuan yang tidakmungkin penulis sebutkan satu persatu.Semoga bantuan yang diberikan kepada penulis dapat diterima oleh ALLAHSWT sebagai amal sholeh. Akhirnya penulis menyadari bahwa kemampuan yangada pada penulis sangat terbatas dan semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaatbagi pembaca yang budiman. Disamping itu kritik dan saran yang bersifatmembangun dari berbagai pihak sangat diharapkan demi perbaikan di kemudianhari.Semarang,PenulisviiAgustus 2005

SARIIis Nurlis Setyowati. 2005. Sistem Akuntansi Pennggajian pada PT.Sinabro JavaGarment Bawen Kab. Semarang. Jurusan Ekonomi Akuntansi D3. Fakultas IlmuSosial. Universitas Negeri Semarang. Pembimbing Dra. Murwatiningsih,MMKata Kunci : Sistem Akuntansi PenggajianGaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan olehkaryawan yang bekerja selama satu bulan.Bagian penggajian mempunyai peranyang sangat penting hal ini dikarenakan bagian penggajian menyangkutkelangsungan perusahaan. Untuk mengatasi penyelewengan penggajian dan agarproses penggajian berjalan dengan baik, maka diperlukan suatu sistem akuntansipenggajian yang baik dan adil.Permasalahaan yang dikaji peneliti inginmengetahui bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada PT.Sinabro JavaGarment Bawen Kab. Semarang. Tujuan yang ingin dicapai peneliti adalah untukmengetahui sistem akuntansi penggajian pada PT. Sinabro Java Garment BawenKab. Semarang. Fokus masalah dalam kajian mengenai sistem akuntansipenggajian ini adalah : (1) Fungsi-fungsi apa sajakah yang terkait dalam sistemakuntansi penggajian pada PT SINABRO JAVA GARMENT BAWEN KAB.SEMARANG ?, (2) Dokumen apa saja yang digunakan pada PT SINABROJAVA GARMENT BAWEN KAB. SEMARANG ? (3) Catatan akuntansi apayang digunakan pada PT SINABRO JAVA GARMENT ? (4) Prosedur apa sajayang membentuk sistem akuntansi penggajian pada PT.SINABRO JAVAGAEMENT BAWEN KAB.SEMARANG ? (5) Laporan apa saja yang dihasilkanpada PT SINABRO JAVA GARMENT BAWEN KAB. SEMARANG dalamsistem akuntansi penggajian ? (6) Bagaimanakah sistem pengendalian intern padaPT. .SINABRO JAVA GARMENT BAWEN KAB.SEMARANG ?Lokasi penelitian ini adalah PT.Sinabro Java Garment BawenKab.Semarang. Metode pengunpulan data menggunakan 1) dokumentasi, 2)Observasi, 3) Wawancara, sedangkan metode analisis data yang digunakan adalahmenggunakan metode Diskriptif kualitatif.Hasil penelitian yang diperoleh antara lain adalah pemaparan tentang unsurunsur yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada PT.Sinabro Java Garment Bawen Kab.Semarang meliputi 1)Fungsi-fungsi yangterkait, 2) Dokumen yang digunakan, 3) Catatan akuntansi yang digunakan, 4)prosedur apa saja digunakan pada sistem akuntansi penggajian, 5) Laporan apasaja yang di buat sebagai landasan sistem akuntansi penggajian, 6) PengendalianIntern pada sistem akuntansi penggajian, 7) Bagan Alir. Saran yang dapat diambilyaitu sistem akuntansi penggajian pada PT. Sinabro Java Garment Bawen Kab.Semarang sudah cukup baik dengan memperhatikan pembahasan dan penelitian,maka ada beberapa saran yang perlu disampaikan antara lain tidak tepatnyapembagian gaji, PT. Sinabro Java Garment Bawen Kab. Semarang sebaiknyamenambah fungsi dalam menangani sistem akuntansi penggajian, PT. SinabroJava Garment Bawen Kab. Semarang sebaiknya mengikut sertakan kartu biayadalam catatan akuntansi dalam menangani sistem akuntansi penggajian, PT.viii

Sinabro Java Garment Bawen Kab. Semarang sebaiknya melakukan pengecekanulang sebelum menyerahkan gaji karyawan supaya tidak terjadi kesalahan.ix

DAFTAR ISIHalamanHALAMAN JUDUL . iPERSETUJUAN PEMBIMBING . .iiPENGESAHAN KELULUSAN.iiiPERNYATAAN . ivMOTTO DAN PERSEMBAHAN . .vKATA PENGANTAR viSARI. . viiiDAFTAR ISI . .xDAFTAR GAMBAR . xiiiDAFTAR LAMPIRAN . .xivBAB IPENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Masalah . 11.2 Rumusan Masalah . .31.3 Tujuan Penelitian. . . .41.4 Manfaat Penelitian. . .4BAB II LANDASAN TEORI2.1 Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian . 52.2 Fungsi yang Terkait . .72.3 Dokumen yang digunakan . .9x

2.4 Catatan Akuntansi yang digunakan 112.5 Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian 122.6 Sistem Pengendalian Intern . .142.7 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian .202.8 Kerangka Pikir 26BAB III METODE PENELITIAN3.1 Lokasi Penelitian 313.2 Objek Penelitian .313.3 Variabel Penelitian .313.4 Metode Pengumpulan Data 313.5 Metode Analisis Data .32BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN4.1 HASIL PENELITIAN .344.1.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN . .344.1.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan . . 344.1.1.2 Alasan Pemilihan Letak Perusahaan . . .354.1.1.3 Struktur Perusahaan . . . .374.1.1.4 Kegiatan Produksi . 424.2DISKRIPSI HASIL PENELITIAN . .444.2.1 Fungsi-fungsi yang terkait 444.2.2 Dokumen yang Digunakan .45xi

4.2.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan . .484.2.4 Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Penggajian .494.2.5 Laporan Yang Dihasilkan . .504.2.6 Sistem Pengendalian Intern . . 514.2.7 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian 534.3PEMBAHASAN .63BAB V PENUTUP5.1 Simpulan . 675.2 Saran . 68DAFTAR PUSTAKALAMPIRANxii

DAFTAR GAMBARGambar 1. Bagan Alir Bagian Pencatatan Waktu . .22Gambar 2. Bagan Alir Bagian Gaji . .23Gambar 3. Bagan Alir Bagian Utang . . .25Gambar 4. Bagan Alir Bagian Kasa . . .27Gambar 5. Bagan Alir Bagian Jurnal . . 29Gambar 6. Bagan Alir Bagian Kartu Biaya . .30Gambar 7. Kerangka Pikir . .32Gambar 8. Struktur Organisasi Perusahaan .39Gambar 9. Bagan Alir Bagian Personalia dan Umum . 54Gambar 10. Bagan Alir Bagian Personalia dan Umum . 55Gambar 11. Bagan Alir Bagian Keuangan . .58Gambar 12. Bagan Alir Bagian Akuntansi . .61Gambar 13. Bagan Alir Bagian Personalia dan Umum . 63xiii

DAFTAR LAMPIRANLampiran 1. Daftar Gaji .70Lampiran2. Kartu Kehadiran Karyawan . .71Lampiran 3. Surat Perintah Kerja Lembur .72Lampiran 4. Daftar Kerja Lembur .73Lampiran 5. Formulir Perubahan Jam Kerja .74xiv

BAB IPENDAHULUANI.1Latar Belakang MasalahSetiap perusahaan/ badan usaha selalu membutuhkan faktor tenagamanusia dalam hal ini adalah karyawan. Karyawan merupakan orangpribadi yang dipekerjakan dalam perusahaan ( pemberi kerja ) yangmelakukan pekerjaan berdasarkan suatu perjanjian kerja baik tertulismaupun tidak tertulis (Soemarso S.R,1999:354). Peran serta karyawandalammelaksanakan tugasnya sangat mendukung pencapaian tujuanperusahaan. Untuk pencapaian tujuan perusahaan dibutuhkan adanya balasjasa atau bayaran yang sesuai bagi karyawan yang dapat menjadi salah satuusaha untuk memacu kinerja karyawan.Didalam dunia usaha pembayaran kepada karyawan biasanya dibagimenjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji merupakan pembayaran atasjasa yang diberikan atau dilakukan oleh manajer. Dalam sistem penggajianpada suatu perusahaan biasanya didasarkan atas jasa yang diberikan olehsetiap karyawan yang bekerja pada perusahaan. Besarnya gaji yangdiperoleh setiap karyawan berbeda - beda tergantung dengan jabatan atauposisi yang mereka tempati pada perusahaan tersebut.Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut polayang terpadu untuk melaksanakan kegiatan perusahaan (Mulyadi,2001:6).Dengan adanya sistem penggajian mulai dari perhitungan gaji tersebut1

2dibayarkan secara efisien serta memberikan kemudahan dalam pengendalianberupa pengawasan pelaksanaan penggajian dari tiap-tiap yang terkait.Sistem penggajian pada perusahaan biasanya melibatkan beberapaapartemen yang ada didalamnya, yaitu Departemen yang bersangkutandengan masalah ini adalah bagian SDM, bagian kasir, bagian akuntansi.Bagian SDM bertanggung jawab pada masalah kepegawaian, seperti:pengangkatan pegawai, penerimaan atau perekrutan pegawai, hukumanpegawai bagi yang melanggar kebijakan perusahaan dan bertanggung jawabterhadap masalah penggajian karyawan. Bagian kasir biasanya bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pembayaran gaji serta berbagai tunjangankesejahteraan karyawan bagian akuntansi bertanggung jawab ataspencatatan biaya tenaga kerja dan penyediaan informasi guna pengawasanbiaya tenaga kerja. Sistem akuntansi penggajian adalah formulir, catatan danlaporan tentang penggajian pada karyawan yang di bayarkan tiap bulan yangdi koordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yangdibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.Pada kenyataan yang terjadi pada PT SINABRO JAVA GARMENTsistem penggajian merupakan mekanisme pelaksanaan pencatatan dantransaksi pengeluaran keuangan kas mulai dari gaji pokok, lembur 1 & 2atau over time, uang makan, uang skill, UMK. Dengan adanya sistem danpenggajian ini diharapkan dapat mengontrol semua pengeluaran gajisehingga seimbang dan sesuai. Bila jumlah pengeluaran penggajian lebihbesar dari anggaran pendapatan perusahaan maka terjadi defisit.

3PT. SINABRO JAVA GARMENT BAWEN KAB. SEMARANGkurang efisien dalam menangani masalah penggajian hal ini dapat dilihatdari kurang tepatnya penbayaran gaji para karyawan serta kurang telitinyadalam menghitung jumlah gaji sehingga terjadi komplen antara karyawandengan staf.PT SINABRO JAVA GARMENT tentunya mempunyai programkerja yang harus dilaksanakan. Untuk melaksanakan program kerja tersebutperusahaan memerlukan anggaran. Perusahaan membuat program kerjaterlebih dahulu kemudian mengajukan anggaran yangn telah disetujuipersonalia, bagian penggajian dan bagian akuntansi untuk diproses lebihlanjut dan memastikan program yang diajukan benar - benar untukkaryawan.Sehingga masalah penggajian merupakan suatu hal yang sangatmemerlukan penanganan khusus karena perusahaan adalah instansi yangmana juga akan meningkatkan produktifitas faktor - faktor ekonomi parakaryawan. Atas dasar uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil TugasAkhir dengan judul “SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADAPT.SINABRO JAVA GARMENT BAWEN KAB. SEMARANG”I.2Perumusan MasalahPokok permasalahan dalam penulisan ini dirumuskan sebagai berikut :Bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada PT. SINABROGARMENT BAWEN KAB. SEMARANG.JAVA

41.3 Tujuan PenelitianTujuan yang ingin dicapai dalam penelitian adalah :Untuk mengetahui sistem akuntansi penggajian pada PT. SINABRO JAVAGARMENT BAWEN KAB. SEMARANG.1.4Manfaat PenelitianA. Kegunaan Secara TeoritisDapat memberikan sumbangan mengenai ilmu pengetahuantentang sistem akuntansi penggajian.a) Bagi penulisDapat menambah pengetahuan dan wawasan tentang sistemakuntansi penggajian.b) Penulis Tugas AkhirSebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan menelititentang penggajian dengan variabel lain.c) Bagi AkademikDapat digunakan dalam kajian ilmiah bagi mahasiswa dansebagai bahan bacaan di perpustakaan Universitas NegeriSemarang.B. Kegunaan Secara ngmembutuhkan dan dapat sebagai bahan masukan informasi kepadapara pegawai dan karyawan untuk dijadikan panduan mengenaisistem akuntansi penggajian pada PT. Sinabro Java GarmentBawen Kab. Semarang.

BAB IILANDASAN TEORIII. Landasan Teori2.1 Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian2.1.1Pengertian SistemSuatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok dua atau lebihkomponen-komponen yang saling berkaitan atau subsiten-subsistemyang bersatu untuk mencapai tujuan bersama (Hall, 2001:5). Sistemadalah seperangkat dua atau lebih elemen yang bersamaan terkait untukmencapai suatu tujuan bersama (Ametembun, 1984:2).Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistemadalah sekelompok dua atau lebih komponen atau elemen yangberkaitan untuk mencapai tujuan bersama.2.1.2 Pengertian Sistem AkuntansiSistem akuntansi adalah formulir, dokumen dan blangko-blangkoyang digunakan untuk melakukan pencatatan dari suatu transaksi(Baridwan, 1985:7).Sistem akuntansi adalah keseluruhan prosedur danteknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnyamenjadi satu laporan yang bersifat keuangan baik sebagai bahan yangmembantu pengambilan keputusan maupun alat untuk pengawasan(Wahana Komputer, 2004 :34).5

6Berdasarkan kesimpulan diatas bahwa sistem akuntasi adalahformulir, dokumen dan blangko-blangko yang digunakan untukpencatatan keseluruhan prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkandata menjadi satu laporan yang baik sebagai bahan pengambilankeputusan maupun alat untuk pengawasan.2.1.3Pengertian GajiGaji adalah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas-tugasadministratif dan pimpinan yang jumlahnya ditetapkan secara bulananatau tahunan (George, 1983 :221). Gaji adalah balas jasa yang diterimapekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu (Kamus BesarBahasa Indonesia,2003:327).Uraian diatas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah pembayarankepada pegawai dalam bentuk uang yang diberikan atas dasar balasjasa yang diberikan secara bulanan atau tahunan.2.1.4Pengertian Sistem Akuntansi PenggajianSistem akuntansi penggajian adalah fungsi, organisasi formulir,catatan dan laporan tentang penggajian pada karyawan yang dibayar tiapbulan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasikeuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna .Sistemakuntansi

7penggajian adalah fungsi, dokumen, catatan, dan sistem pengendalianintern yang digunakan untuk kepentingan harga pokok produk danpenyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja (Mulyadai,2001 : 373).Kesimpulan diatas sistem akuntansi penggajian adalah fungsi,organisasi formulir, catatan, prosedur dan sistem pengendalian internyang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi gunapengawasan biaya tenaga kerja.2.2 FUNGSI – FUNGSI YANG TERKAITSistem akuntansi penggajian melibatkan beberapa orang denganharapan agar penggajian tidak dilakukan atau hanya terpusat pada satubagian saja. Bagian atau fungsi - fungsi yang terkait dalam sistemakuntansi adalah :2.2.1 Fungsi KepegawaianFungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,menyeleksi karyawan baru, memutuskan penempatan karyawanbaru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikanpangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentiankaryawan.2.2.2 Fungsi pencatat waktuFungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan mpengendalian intern yang baik mensyaratkan bagian pencatat hadir

8karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh bagian operasi atau bagianpembuat daftar gaji.2.2.3 Fungsi pembuat daftar gajiFungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftaer gaji yangberisi penghasilan brutto yang menjadi hak dan berbagai potonganyang menjadi beban setiap karyawan selama jangka pembayarangaji. Daftar gaji diserahkan oleh bagian pembuat daftar gaji kepadabagian akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakaisebagai dasar pembayaran gaji kepada karyawan.2.2.4 Fungsi akuntansiFungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yangtimbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajianberada diutangan bagian utang, bagian kartu biaya dan bagianjurnal.a. Bagian utangBagian ini memegang fungsi pencatat utang, yangbertanggung jawab atas pembayaran gaji seperti yang tercantumdalam daftar gaji, dan menerbitkan bukti kas keluar atas timbulnyagaji karyawan.

9b. Bagian kartu biayaBagian ini memegang fungsi akuntansi biaya, yangbertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartubiaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja.c.Bagian jurnalBagian ini memegang fungsi pencatat jurnal, yangbertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.2.2.5 Fungsi keuanganFungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek gunapembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uangtunia tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiapkaryawan untuk selanjutnya dibagikan kepada yang berhak.2.3 DOKUMEN – DOKUMEN YANG DIGUNAKANDokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pokok yangdigunakan untuk melaksanakan penggajian yaitu:2.3.1 Dokumen Pendukung Perubahan GajiDokumen ini umumya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaianberupa surat - surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.a.Surat keputusan pengangkatan karyawan barub.Surat keputusan kenaikan pangkatc.Surat keputusan penurunan pangkatd.Surat keputusan pemberhentian sementara dari pekerjaan

10e.Surat keputusan perubahan gajif.Surat keputusan pemindahan dan lain sebagainya2.3.2 Kartu Jam HadirDokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untukmencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jamhadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa dan dapat pulaberbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.2.3.3 Daftar GajiDokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangipotongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untukorganisasi karyawan dan sebagainya2.3.4Rekap Daftar GajiDokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen, yangdibuat berdasarkan daftar gaji. Distribusi biaya tenaga kerja inidilaksanakan oleh fungsi akuntansi biaya dengan daftar rekapdaftar gaji.2.3.5 Surat Pernyataan GajiDokumen ini dibuat oleh pembuat daftar gaji bersamaan denganpembuatan daftar gaji atau dalam kegiatan terpisah dari pembuatandaftar gaji.Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiapkaryawan mengenai rincian gaji yang diterima oleh karyawanbeserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

112.3.6 Amplop GajiUang gaji karyawan yang diserahkan kepada setiap karyawandalam amplop gaji. Di halaman muka amplop gaji setiap karyawanberisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasikaryawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalambulan tertentu.2.3.7 Bukti Kas KeluarDokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuatoleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkaninformasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuatdaftar gaji.2.4 CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKANCatatan akuntansi yang di gunakan dalam Sistem AkuntansiPenggajian .Ada beberapa macam sistem pencatatan yang dapatdigunakan:2.4.1 Jurnal umumJurnal umum ini digunakan untuk mencatat transaksi keuanganperusahaan.2.4.2 Kartu biayaCatatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja,sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalahbukti memorial.

122.4.3 Kartu penghasilan karyawanKartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagaipotongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalamkartu penghasilan ini digunakan sebagai dasar perhitungan PPhpasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu,kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terimagaji dengan ditanda tanganinya kartu tersebut oleh karyawan yangbersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilankaryawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji sendiri,sehingga penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui olehkaryawan lain.2.5 PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEMProsedur yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian. Adabeberapa macam sistem prosedur yang dapat digunakan :2.5.1 Prosedur pencatatan waktu hadirPencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsipencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintumasuk. Daftar hadir digunakan untuk menentukan apakahkaryawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur,sehingga dapat digunakan unutk menentukan apakah karyawanakan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.

132.5.2 Prosedur pembuatan daftar gajiDalam hal ini data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftargaji adalah surat - surat keputusan mengenai pengangkatankaryawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan,penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.Apabila gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak,maka gaji trsebut akan dipotong dengan PPh pasal 21.2.5.3 Prosedur distribusi biaya gajiDalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepadadepartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.2.5.4 Prosedur pembuatan bukti kas keluarDalam prosedur ini, bukti kas keluar dibuat oleh bagian utangsebagai bukti adanya pengeluaran kas oleh perusahaan. Bukti kastersebut kemudian akan dikirimkan kebagian kassa.2.5.5 Prosedur pembayaran gajiProsedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan. Fungsiakuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsikeuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Sedangkanfungsi keuangan menguangkan cek tersebut ke bank danmemasukkan uang ke amplop gaji.

142.6 SISTEM PENGENDALIAN INTERNAgar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas baik, selainprosedur baku yang dimiliki dan ditetapkan telah dilaksanakansebagaimana mestinya, perusahaan perlu melaksanakan aktivitaspengendalian yaitu otorisasi transaksi, pengamanan terhadap catatan,pemisahan fungsi atau tugas dan penggunaan dokumen dan catatanyang memadai. Unsur yang terkait dalam sistem pengendalian internpada sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:2.6.1 Organisasia. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi naliabertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasiseperti nama-nama karyawan, pangkat, jumlah karyawan, jumlahtanggungan keluarga dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan.Informasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasiakuntansi gaji yang disajikan dalam daftar gaji karyawan.b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasiWaktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satudasar untuk penghitungan gaji karyawan. Dengan demikian,ketelitian dan keandalan data waktu karyawan sangat menentukanketelitian dan keandalan data gaji setiap karyawan. Untuk menjaminkeandalan data waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsioperasi.

152.6.2 Sistem otorsasi dan prosedur pencatatana. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji awanperusahaan yang ditanda tangani oleh Direktur Utama. Pembayarangaji ini didasarkan atas dokumen daftar gaji sehingga perludilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yangdimasukkan kedalam daftar gaji. Untuk menghindari pembayarangaji kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman namakaryawan dalam daftara gaji harus mendapat otorisai oleh yangberwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gajiharus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagi karyawanperusahaan yang ditanda tangani oleh manajemen puncak (misalnyaDirektur Utama). Dengan unsur sistem pengendalian intern inidapat dihindari terjadinya pembayaran gaji terhadap orang yangtidak berhak menerimanya.b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada suratkeputusan direktur keuangan. Untuk menjamin keandalan data gajikaryawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untukmenghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yangberwenang.c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilankaryawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi

16oleh fungsi kepegawaian. Setiap pengurangan terhadap penghasilankaryawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Olehkarena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan potongan atas gajiyang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsikepegawaian.d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Jamhadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilankaryawan. Oleh karena itu data waktu hadir setiap karyawan harusdiotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sah sebagai dasarpenghitungan gaji untuk keperluan yang lain.e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawanyang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawanyang bekerja diluar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang tinggidari tarif upah untuk jam reguler. Dengan sistem otorisasi,perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagipekerja yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerjareguler.f. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. Daftar gajimerupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gajikepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu daftar gaji ini harusdiotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa:1) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawanyang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.

172) Tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalahtarif yang berlaku sasuai dengan surat keputusan pejabat yangberwenang.3) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawantelah diotorisasi oleh yang berwenang.4) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gajitelah dicek ketelitiannyag. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi olehfungsi akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah kepadafungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggaldan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam daftar gaji. Buktikas keluar harus diotorisasi oleh kepala departemen akuntansikeuangan atau pejabat yang lebih tinggi.h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasidengan daftar gaji karyawan. Informasi yang dicantumkan dalamkartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitunganpajak penghasilan karyawan yang menjadi kewajiban setiapkaryawan, Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkandalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian internmewajibkan diadakannya rekonsiliasi antar perubahan data yangtercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji.

182.6.3 Praktek yang sehata. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam sebelumkartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenagakerja langsung.Kartu jam hadir merekam jumlah ja

Besarnya gaji yang diperoleh setiap karyawan berbeda - beda tergantung dengan jabatan atau posisi yang mereka tempati pada perusahaan tersebut. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu